Fragen und Antworten rund ums Personaldossier

Worauf muss der Arbeitgeber beim Erstellen von Personalakten achten? Auf welche Akten hat der Arbeitnehmer welche Ansprüche? Und bis zu welchem Zeitpunkt können welche Rechte geltend gemacht werden?

(Foto: iStockphoto)

1. Einleitung

Bereits das Wort «Personaldossier» mag sich für den einen oder anderen etwas angestaubt, trocken und uninteressant anhören. Dabei besteht durchaus einiges Sprengpotential, zum Beispiel in dem derzeit vor Bundesgericht hängigen Verfahren 4A_215/2014. In diesem Verfahren streiten aktuell ein frühzeitig pensionierter Bankdirektor (mit schweizerisch-amerikanischer Doppelstaatsbürgerschaft) und seine ehemalige Arbeitgeberin, die Credit Suisse, darüber, ob der Bankdirektor Anspruch auf Kopien all jener Akten hat, welche die Credit Suisse dem «Department of Justice» in den USA im Zusammenhang mit Abklärungen zu ihrem Crossborder-Geschäft übergeben hat.

Der Bankdirektor gibt an, dass er die Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung kontrollieren bzw. sich vor einem allfälligen Nachteil schützen will. Weiter weist er daraufhin, dass es sich um rund 75 Dokumente mit total ca. 200 Seiten handle, und damit um eine schlicht zu grosse Datenmenge, die man sich nicht merken könne. Kopien seien daher unerlässlich.

Die Credit Suisse beharrt dagegen auf dem Standpunkt, dass sie mit der angebotenen Einsicht in die Dokumente den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachgekommen sei. Einerseits würde einer Herausgabe der Akten das Bankkundengeheimnis entgegenstehen, selbst bei vorgenommenen Schwärzungen. Andererseits befürchtet die Credit Suisse eine Weitergabe von Personendaten Dritter, weil in den Dokumenten auch andere Arbeitnehmer erwähnt werden.

In zweiter Instanz hat nun das Obergericht Zürich entschieden, dass der Kläger ein Anrecht auf Kopien hat, wobei Daten von Dritten zu schwärzen seien. Es gilt abzuwarten, wie das Bundesgericht entscheiden wird.

Der Fall illustriert die Brisanz, welche in Personaldossiers stecken kann, egal ob die Datensammlung als Personaldossier bezeichnet wird oder einen anderen Namen trägt. Worauf muss der Arbeitgeber beim Erstellen von Personalakten achten? Auf welche Akten hat der Arbeitnehmer welche Ansprüche? Und bis zu welchem Zeitpunkt können welche Rechte geltend gemacht werden? Derartige Fragen sind in der Arbeitswelt allgegenwärtig. Der geschilderte Fall unterstreicht die Komplexität, welche der Streitpunkt «Personaldossier» unter Umständen annehmen kann.

2. Pflicht ein Personaldossier zu führen?

Der einleitend beschriebene Fall zeigt exemplarisch, dass es nicht einfach ist, Personaldossiers zu führen. Dies kann aufwändig sein und es kann sich eine Vielzahl von Rechtsfragen stellen. Es stellt sich daher die Frage, ob eine Pflicht zur Führung von Personaldossiers besteht.

Eine direkte bundesrechtliche Pflicht Personaldossiers zu führen, findet sich nirgends. Allerdings leitet sich diese Pflicht indirekt von verschiedenen anderen gesetzlichen Normen ab. Zu denken ist zum Beispiel an Art. 330a OR. Ohne ein Personaldossier dürfte es schwer fallen, ein Zeugnis zu erstellen. Auch bestehen diverse Melde- und Abrechnungspflichten bei den Sozialversicherungen sowie allenfalls der Quellensteuer. In der Praxis ergeben sich sehr wichtige Gründe für ein Personaldossier auch aus Praktikabilitäts- und Beweisgründen. Wurde mit dem Arbeitnehmer eine Zielvereinbarung oder eine Provisionsvereinbarung abgeschlossen, muss anhand von Unterlagen überprüft werden können, ob und wie diese Ziele erfüllt wurden. Der Bezug von Ferien, das Vorliegen von Absenzen (inkl. Arztzeugnisse, Marschbefehle etc.) muss ebenfalls dokumentiert werden. Diese Dokumente werden ganz bewusst aufbewahrt, um auch später beweisen zu können, dass Zahlungsverpflichtungen nachgekommen wurde bzw. keine weiteren Zahlungsverpflichtungen bestehen.

Darüber hinaus ist die Erstellung von Personaldossiers oft in kantonalen Richtlinien und Personalgesetzen vorgesehen. So hat zum Beispiel das Finanzdepartement des Kantons Basel-Stadt Richtlinien für das Personaldossier erlassen. Auch im Personalgesetz des Kantons Zürich finden sich Rechtsnormen zum Personaldossier.

3. Inhalt eines Personaldossiers

Grundsätzlich dürfen nur Personendaten gesammelt werden, die in unmittelbarem Zusammenhang zur Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers stehen. Dazu gehört alles, was über einen Arbeitnehmer in Bezug auf die Entstehung, den Verlauf und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgezeichnet wird. Der eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) nennt exemplarisch die folgenden Daten:

  • Personalien, Adresse
  • Bewerbungsunterlagen, Referenzauskünfte, graphologische Gutachten, Testunterlagen
  • Arbeitsvertrag, Bonusvereinbarungen, Weiterbildungsvereinbarungen, Beurteilungen
  • Lohn- und Versicherungsdaten
  • Abwesenheiten (Ferien, Krankheit/Unfall, Militär)
  • Disziplinarmassnahmen (Verwarnungen, Verweise, Bussen)

Unzulässig sind sogenannte «Schattendossiers» oder «graue Dossiers». Wird eine Datensammlung über den Arbeitnehmer angelegt, muss er auch Zugang zu ihr haben. Es dürfen nicht einfach einzelne Teile abgespalten oder parallel noch ein weiteres Dossier geführt werden. Der EDÖB empfiehlt deshalb, das Personaldossier einer regelmässigen Triage zu unterziehen und nicht mehr benötigte Unterlagen zu entfernen (entsprechend dem datenschutzrechtlichen Verhältnismässigkeitsprinzip). Es stellt aber kein «Schattendossier» dar, wenn persönliche Notizen des Vorgesetzten (beispielsweise Gedächtnisstützen für Mitarbeitergespräche etc.) nicht gezeigt werden. Solche Daten müssen dem Arbeit- im Rahmen der Einsicht in das Personaldossier nicht gezeigt werden, da hier die überwiegenden Interessen des Arbeitgebers vorgehen.

4. Anwendbare Rechtsnormen

A. Ist ein Personaldossier eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes?

Das Datenschutzgesetz (DSG) definiert, dass jeder Bestand von Personendaten, der so aufgebaut ist, dass die Daten nach betroffenen Personen erschliessbar sind, eine Datensammlung begründet. Damit ist das arbeitsrechtliche Personaldossier zweifelsohne als Datensammlung im Sinne des DSG zu qualifizieren. Unwesentlich für diese Zuordnung ist die Art, in welcher die Datensammlung angelegt ist (Systematik, Ordnung, Speicherungsart etc.). Durch die Qualifizierung als Datensammlung nach DSG sind die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzgesetzes vom Arbeitgeber zu beachten.

B. Allgemeine Grundsätze des Datenschutzgesetzes

Das DSG ist von folgenden Grundsätzen geprägt:

  • Rechtmässigkeit
  • Erkennbarkeit
  • Verhältnismässigkeit und Richtigkeit
  • Zweckmässigkeit

Der Grundsatz der Rechtmässigkeit bedeutet, dass nur Daten gesammelt werden dürfen, die ohne Drohung oder Täuschung erhoben worden sind. Zugleich müssen die Daten im Wissen des Arbeitnehmers erhoben worden sein. Der Datenbeschaffungsprozess muss also transparent ausgestaltet sein. Gemäss dem Verhältnismässigkeitsprinzip dürfen nur so viele Daten wie nötig und so wenige als möglich gesammelt werden. Blindlings schlichtweg alles über die Mitarbeitenden zu sammeln, wäre unter diesem Aspekt unzulässig. Weiter müssen die Daten richtig sein. Daten dürfen zudem nur zu dem Zweck verarbeitet werden, der bei der Datenbeschaffung angegeben wurde. Zuletzt hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Daten gegen unberechtigten Zugriff geschützt sind. Personendaten dürfen daher nur durch die Personalabteilung beziehungsweise durch Stellen, die ein auf den Arbeitsplatz bezogenes berechtigtes Interesse haben, bearbeitet werden. Gemäss datenschutzrechtlichen Prinzipien muss die Verarbeitung von Personendaten darüber hinaus durch einen Rechtfertigungsgrund geschützt sein. Für das Arbeitsverhältnis ist dies durch die oben erwähnten gesetzlichen Vorschriften grundsätzlich erfüllt.

C. Datenschutzgesetz und Art. 328b OR

Im Arbeitsrecht gilt ein noch strengerer Massstab, da zusätzlich zu den datenschutzrechtlichen Vorgaben obligationenrechtliche Spezialnormen respektiert werden müssen, von denen vertraglich nicht abgewichen werden kann (Art. 328b OR). So darf der Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die für die Eignungsprüfung für das Arbeitsverhältnis, respektive für die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Das heisst, dass jegliche Bearbeitung von Arbeitnehmerdaten, die keinen Bezug zum Arbeitsplatz haben, unzulässig ist. Dies gilt selbst dann, wenn die Datenbearbeitung im Lichte des Datenschutzgesetzes rechtskonform wäre, oder wenn eine Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegen würde.

5. Rechte des Arbeitnehmers

Die zwei wichtigsten Rechte des Arbeitnehmers in Bezug auf sein Personaldossier sind das Auskunfts- und Einsichtsrecht sowie das Berichtigungs- und/oder Vernichtungsrecht.

A. Auskunfts- und Einsichtsrecht

Ein Arbeitnehmer hat das Recht, mittels eines Auskunftsgesuches über den Inhalt seines Personaldossiers informiert zu werden (Art. 8 Abs. 1 DSG). Das Auskunftsrecht ist an keine besonderen Voraussetzungen gebunden. Der Arbeitnehmer muss weder ein schützenswertes Interesse, noch eine Persönlichkeitsverletzung glaubhaft machen. Das Auskunftsrecht erstreckt sich auf alle vorhandenen Daten, seien es Tatsachen, seien es Werturteile. Ausgenommen sind lediglich persönliche Notizen des Vorgesetzten, die nicht an Dritte bekannt gegeben werden müssen (beispielsweise Gedächtnisstützen für Mitarbeitergespräche und Ähnliches). Verweigerungen, Beschränkungen oder Aufschiebungen eines Auskunftsbegehrens sind nur ausnahmsweise zulässig und müssen begründet sein. Derartige Ausnahmen können bestehen, wenn überwiegend private oder öffentliche Interessen dem Auskunftsgesuch entgegenstehen.

Betreffend die Einsicht beziehungsweise das Anrecht auf Kopien kann auf den Einleitungsfall verwiesen werden. Derzeit sind diese Fragen noch nicht in allen Konstellationen geklärt. Gemäss Art. 8 Abs. 5 DSG hat ein Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht auf schriftliche Auskunft mittels Fotokopien. Diese haben kostenlos zu erfolgen. Die Herausgabe des Original-Personaldossiers empfiehlt sich nicht. Dieses sollte einzig dem Rechtsvertreter des Arbeitnehmers (per Einschreiben) zugestellt werden. Es empfiehlt sich aber auch dann, eine Sicherungskopie zu behalten. Nicht durchsetzbar sind Auskunftsrechte (und weitere datenschutzrechtliche Behelfe) bei hängigen Zivilprozessen.

B. Berichtigungs- und/oder Vernichtungsrecht

Sind Personendaten fehlerhaft, haben Angestellte das Recht auf eine Berichtigung. Diesem Recht kann der Arbeitnehmer keine ausschliessenden Rechtfertigungsgründe entgegensetzen. Betroffen sind Informationen, die einen konkreten Tatsachenbezug aufweisen, wohingegen sich der Berichtigungsanspruch nicht auf reine Werturteile erstreckt. Bei unzulässig erhobenen Daten oder solchen, die nicht (mehr) bearbeitet werden dürfen, besteht zudem ein Vernichtungs- bzw. Löschungsrecht. Diesbezüglich verweist das Datenschutzrecht auf die zivilrechtlichen Klagen und Massnahmen zum Schutze der Persönlichkeit. Wahlweise können Betroffene verlangen, dass Daten über sie berichtigt oder vernichtet werden oder dass die Bekanntgabe an Dritte gesperrt wird. Die Beweislast über die Richtigkeit der Daten liegt beim Datenbearbeiter, das heisst beim Arbeitgeber. Ausserdem stehen gegebenenfalls strafrechtliche Mittel zur Verfügung, falls etwa berufliche Schweigepflichten verletzt worden sind oder vorsätzlich falsche oder unvollständige Auskünfte über das Personaldossier erteilt worden sind. In Bezug auf vernichtete Daten entfällt das Auskunfts- respektive das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers.

Der Praxis ergeben sich Berichtigungs- oder gar Löschungsansprüche meist im Zusammenhang mit Verwarnungen. Oft beklagen sich Arbeitnehmer über schriftliche Verwarnungen und streben deren Entfernung aus dem Personaldossier an. Ob einem solchen Begehren nachzukommen ist, ist im Einzelfall zu prüfen. Auf Arbeitgeberseite empfiehlt sich eine gewisse Zurückhaltung. Dem Arbeitnehmer bleibt meistens nichts anderes übrig, als seinerseits schriftlich an die Arbeitgeberin heranzutreten und seine Sicht der Dinge darzustellen. Dieses Schreiben ist im Personaldossier (zusammen mit der Verwarnung) abzulegen.

C. Zeitliche Aspekte

Der zeitliche Anwendungsbereich der arbeitsrechtlichen Datenbearbeitung erstreckt sich von der Bewerbungsphase bis weit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Gleichzeitig ist in diesem Zusammenhang an das Verhältnismässigkeitsprinzip zu erinnern, wonach nur diejenigen Daten aufbewahrt werden dürfen, die wirklich erforderlich sind.

Ein Enddatum stellt die Verjährungsfrist dar. Die allgemeine Verjährung für vertragliche Forderungen beträgt zehn Jahre. Kontrovers diskutiert wird, ob die spezialgesetzliche Verjährung von fünf Jahren – die prinzipiell innerhalb arbeitsrechtlicher Verhältnisse gilt – auch für die Aufbewahrung von Personendaten einschlägig ist. Sicherheitshalber ist die Mehrheitsmeinung vorzuziehen, die für eine zehnjährige Aufbewahrungsdauer votiert. In der Praxis empfiehlt es sich, die Frist für die aus gesetzlichen Gründen zehn Jahre aufzubewahrenden Daten ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses laufen zu lassen.